Excel Pivot Tabellen

Das wichtigste Werkzeug für die Datenanalyse in Excel

Wer regelmäßig mit Excel arbeitet, ist mit ziemlich großer Sicherheit schon einmal über den Begriff Pivot Tabellen gestolpert. Aber nur wenige wissen etwas damit anzufangen bzw. dieses Tool einzusetzen.

Das mag daran liegen, dass Pivot Tabellen nicht unbedingt zu den Grundkenntnissen in Excel gehören. Und wenn wir einmal einen Blick auf das Angebot vieler Excel Kurse werfen, ist das Thema Pivot Tabellen eher im Fortgeschrittenen-Bereich angesiedelt.

Es ist richtig, dass es einer gewissen Vorkenntnis bedarf, um mit Pivot Tabellen erfolgreich zu arbeiten. Allerdings halte ich es für ein so wichtiges Feature in Excel, dass Pivot Tabellen unbedingt zu den Grundkenntnissen gehören sollten. Denn die Möglichkeiten sind so unglaublich vielseitig, dass bei richtiger Nutzung der angebotenen Funktionen ein deutlich effektiveres Arbeiten entsteht.

Excel ist das mit Abstand meist genutzte Tabellenkalkulationsprogramm weltweit und wird in fast allen Unternehmen eingesetzt. Daher lohnt es sich unbedingt, sich mit Pivot Tabellen, dem wohl mächtigsten Werkzeug von Microsoft Excel, etwas näher zu beschäftigen.

Übersicht

Was ist eigentlich eine Pivot Tabelle?
Wozu kann man eine Pivot Tabelle nutzen?
Was ist vor der Erstellung einer Pivot Tabelle zu beachten?
Wie ist eine Pivot Tabelle aufgebaut?
Wie wird eine Pivot Tabelle erstellt?

Was ist eigentlich eine Pivot Tabelle?

Mit Pivot Tabellen lassen sich große Datenmengen schnell und einfach zusammenfassen, analysieren und präsentieren. Im Prinzip handelt es sich um eine Form der Abfrage, bei der die Ausgangsdaten nicht verändert oder durch Formeln weiterbearbeitet werden müssen.

Diese Art der Tabellen bietet die Möglichkeit, Daten zu aggregieren, zu kategorisieren und gezielt Informationen auf eine Fragestellung zu liefern. Es lassen sich also die gleichen Daten auf unterschiedliche Art und Weise darstellen.

Darüber hinaus können aus einer Pivot Tabelle die zusammengefassten Daten mit Pivot Charts visualisiert werden. Dazu stehen die Excel bekannten Diagramme zur Verfügung, um die zusammengefassten Ergebnisse zu veranschaulichen.

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Wozu kann man eine Pivot Tabelle nutzen?

Der Einsatz von Pivot Tabellen ist vielseitig. Gerade in Bezug auf das zunehmende Sammeln jeglicher Art von Daten in Unternehmen. So lassen sich beispielsweise Bestandsbewegungen analysieren, um aus den Ergebnissen die richtige Strategie für die Lagerhaltung abzuleiten.

Genauso lassen sich die Verkaufsaufträge auswerten, um eine verlässliche Absatzplanung und Bedarfsprognose durchführen zu können.

Mit Pivot Tabellen können die wichtigsten Kennzahlen eines oder mehrerer Bereiche in einem Dashboard zusammengefasst und visualisiert werden. Das behält den Überblick und lässt Probleme frühzeitig erkennen.

Dashboard erstellt mit Pivot Tabellen

Die Aktualisierung der Daten lässt sich ganz einfach in Kombination mit Power Query in Excel automatisieren. So können die Analysen per Knopfdruck, schnell auf den aktuellen Stand gebracht werden.

Ein weiterer großer Vorteil von Pivot Tabellen liegt in der Flexibilität. Die Berichte lassen sich in kürzester Zeit auf verschiedenste Fragestellungen hin anpassen. Der normale Excel Anwender ist somit in der Lage, für seinen Bereich individuelle Auswertungen zu erstellen und ganz einfach mit dem passenden Layout ansprechend darstellen.

Je nach Organisation bleibt das sonst oft nur den Leuten aus der IT-Abteilung vorbehalten. Diese erstellen dann aufwendige Berichte, die ggf. schon in ein paar Wochen niemand mehr benötigt.

Was ist vor der Erstellung einer Pivot Tabelle zu beachten?

Der erste Schritt vor der Erstellung einer Pivot Tabelle sollte immer die Überprüfung der Daten auf deren Konsistenz sein.

Konkret bedeutet das, dass jede Spalte der Datentabelle, auf die sich die Pivot Tabelle beziehen soll, eine eigene Überschrift benötigt. Die Überschriften dürfen nur einzeilig sein und bei der Benennung sollten doppelte Namen vermieden werden.

Es muss auch darauf geachtet werden, dass keine Leerzeilen innerhalb der Datentabelle auftauchen. Das kann sonst zu einer unvollständigen Auswahl des Datenbereichs führen. Auch bei den Zeilen sollten doppelte Werte vermieden werden.

Noch ein Hinweis vor der Erstellung. Die Spaltennamen werden in einer Pivot Tabelle Felder genannt, hinter denen sich die Detaildaten befinden. Der Begriff wird regulär bei der Bearbeitung von Daten oder bei Datenbankanwendungen verwendet.

Ein Feld kann von unterschiedlichem Zahlenformat sein. Zahl, Währung, Prozent, Datum, Uhrzeit usw. Wenn in der Datentabelle kein Format gewählt wurde, formatiert Excel diese Felder als „Standard“. Dabei erkennt Excel bei der Eingabe lediglich, ob es sich um Text oder um Zahlen handelt.

Damit Werte in einer Pivot Tabelle zusammengefasst bzw. aufsummiert werden können, müssen diese als Zahlenwert formatiert sein. Felder, mit Zahlenwerten werden in Pivot Tabellen als Wertfelder bezeichnet. Ist die Datentabelle auf alle genannten Punkte überprüft, kann mit der Erstellung der Pivot Tabelle begonnen werden.

Hier sind noch einmal die wichtigsten Punkte zur Berücksichtigung konsistenter Daten zusammengefasst.

Vor der Erstellung einer Pivot Tabelle

Nur eindeutige Überschriften
Nur einzeilige Überschriften
Keine doppelten Namen
Keine Leerzeilen
Keine doppelten Werte
Auf die richtigen Zahlenformate achten

Wie ist eine Pivot Tabelle aufgebaut?

Im Wesentlichen besteht eine Pivot Tabelle aus 4 Bereichen. Den Zeilenfeldern (1.), Spaltenfeldern (2.), Wertfeldern (3.) und dem Filterbereich (4.). Damit eine Pivot Tabelle ein Ergebnis liefert kann, muss mindestens eine Bedingung im Zeilen- oder im Spaltenbereich vorliegen, sowie Zahlenwert im Wertebereich.

Die 4 Bereiche einer Pivot Tabelle

Im Zeilen- und Spaltenbereich werden die Bedingung für die Zusammenfassung der Daten im Wertebereich gestellt.

Im Wertebereich werden die Daten entsprechend zusammengefasst. Es eignen sich ausschließlich Zahlenwerte, mit denen sich auch rechnen lässt.

Der Filterbereich dient zur Eingrenzung bzw. Auswahl bestimmter Daten. Die Bedingungen sowie die Werte werden auf die Auswahl angepasst.

Wie wird eine Pivot Tabelle erstellt?

Ganz am Anfang steht immer die Aufbereitung der Daten. Das ist die Grundlage, damit eine Datenanalyse mit Pivot Tabellen durchgeführt werden kann. Was dabei alles zu beachten ist, wurde bereits in einem vorigen Abschnitt erläutert.

Stehen konsistente Daten zur Verfügung, kann es mit der Erstellung der Pivot Tabelle losgehen. Dazu klickt man an eine beliebige Stelle in der Datenliste und wählt anschließend über die Registerkarte „Einfügen“ > „PivotTable“ aus.

Zum Erstellen einer Pivot Tabelle: Registerkarte „Einfügen“ > „PivotTable“

Excel öffnet jetzt ein neues Fenster, indem der zu analysierende Datenbereich ausgewählt wird.

In der Regel erkennt Excel den Datenbereich automatisch und umfasst diesen durch gestrichelte Linien. Falls das einmal nicht der Fall sein sollte, lässt sich der Datenbereich auch manuell mit der Maus eingrenzen.

Außerdem besteht die Möglichkeit eine externe Datenquelle, wie zum Beispiel eine SQL- oder Access-Datenbank, als Datengrundlage auszuwählen. Dies ist immer dann nötig, wenn sich die Datengrundlage nicht in der aktuellen Excel Arbeitsmappe befindet.

Des Weiteren wird festgelegt, ob die Pivot Tabelle im vorhandenen oder in einem neuen Arbeitsblatt erstellt werden soll. In den meisten Fällen ist die Auswahl in einem neuen Arbeitsblatt sinnvoll, da schon alleine der Bereich der Datengrundlage häufig sehr groß ausfällt und das Ergebnis so schnell unübersichtlich wird.

Datenbereich auswählen und Ort für die Pivot Tabelle festlegen

Zu guter Letzt kann noch das Kästchen „Dem Datenmodell diese Daten hinzufügen“ aktiviert werden. Diese Funktion wird genutzt, wenn es mehrere Tabellen gibt, die sich anhand gemeinsamer Werte in einer Beziehung befinden. Damit lassen sich die Daten aus den verschiedenen Tabellen dann in einer Pivot Tabelle zusammenfassen.

Für die Erstellung einer einfachen Pivot Tabelle ist diese Funktion in der Regel nicht erforderlich.

Anschließend wird mit „OK“ bestätigt.

In diesem Bereich wird die Pivot Tabelle erstellt

Auf einem neuen Tabellenblatt, oben links, wird jetzt ein Bereich angezeigt, in dem die Pivot Tabelle platziert wird.

Sobald in diesen Bereich geklickt wird, öffnet sich am rechten Bildschirmrand ein Panel mit dem Namen „PivotTable-Felder“.

In dem oberen Block werden alle Felder aus der Datengrundlage aufgelistet, also die Überschriften der Spalten aus der Datentabelle. Wenn man mit der Maus über eines der Felder fährt, erscheint ein kleiner schwarzer Pfeil ganz rechts. Beim Klicken darauf, öffnet sich eine Liste, in der angezeigt wird, welche Detaildaten sich hinter diesem Feld verbergen.

Unter diesem Block, mit der Überschrift „Felder zwischen den Bereichen ziehen und ablegen:“ gibt es 4 weitere Bereiche. Oben links einen Filter-Bereich, oben rechts den Spalten-Bereich, unten links den Zeilen- und unten rechts den Wertebereich.

Je nachdem, welches Ergebnis die Pivot Tabelle liefern soll, können jetzt die verschiedenen Felder durch „Ziehen“ mit der Maus in der Pivot Tabelle platziert werden.

In den Zeilen- oder Spalten-Bereich werden die Felder gezogen, die Bedingungen für die Zusammenfassung der Daten stellen sollen.

Panel – Pivot-Table-Felder

Dem Werte-Bereich ist, wie der Name schon sagt, ein Wert-Feld zuzuordnen. Also ein Feld, das Zahlenwerte enthält, wie zum Beispiel „Umsatz“. Die Zahlenwerte werden dann entsprechend der Bedingungen aus den Zeilen-/Spaltenfeldern zusammengefasst.

Zur weiteren Eingrenzung der Daten, können Felder auch in den Filter-Bereich gezogen werden. Darüber lässt sich ganz einfach eine bestimmte Auswahl für die Zusammenfassung der Werte treffen.

Panel – Pivot-Table-Felder mit ausgewählten Feldern

In diesem Beispiel befindet sich das Feld „Land“ im Zeilen-Bereich, das Feld „Artikelgruppe“ im Filter-Bereich und das Feld „Umsatz“ im Werte-Bereich.

Während des Ziehens der Felder in die verschiedenen Bereiche, baut sich die Pivot Tabelle im Arbeitsblatt auf. In der ersten Spalte werden die Länder aufgelistet und in der zweiten Spalte zusammengefasst alle Umsätze, die dem entsprechenden Land zugeordnet werden können.

Über der Tabelle findet sich der Filter für die Auswahl der Artikelgruppe. Dadurch besteht die Möglichkeit, die Umsätze je Land für bestimmte Artikelgruppen einzugrenzen.

Pivot Tabelle – Umsatz je Land

Die Spaltenüberschriften werden automatisch vergeben. Für den Zeilen-Bereich lautet diese immer „Zeilenbeschriftungen“ und für den Spalten-Bereich logischerweise „Spaltenbeschriftungen“. Diese können ganz einfach in der Pivot Tabelle durch eine sinnvolle Bezeichnung überschrieben werden.

Die Spaltenüberschrift des Werte-Bereichs, setzt sich immer aus dem Berechnungstyp und dem Feldnamen zusammen. In diesem Fall werden die Werte zusammengefasst, also summiert, daher „Summe von Umsatz“.

Um die Werte ansprechend zu formatieren, können diese einfach markiert und über die Zahlenformate angepasst werden. Da es sich in diesem Beispiel um den Umsatz handelt, sind die Werte als Währung formatiert.

Das waren auch schon die ersten Schritte, um eine einfache Pivot Tabelle zu erstellen. Wie dieses Beispiel zeigt, konnte durch die Analyse mit dem Werkzeug Pivot Tabellen, im Handumdrehen eine übersichtliche Zusammenfassung mit den Umsätzen je Land erstellt werden. Und das Ganze ohne manuelles Sortieren, Formatieren oder Berechnen mit Formeln.

Mehr über Pivot Tabellen: Layout und Formatierung Wertfeldeinstellungen Excel Blog Pivot Charts Datenschnitt und Zeitachse

1 Kommentar

Bettina sagte:
12. November 2022 um 15:58

Danke für die ausführliche Anleitung.
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