ABC-Analyse
Eine einfache Methode, um Wesentliches vom Unwesentlichen zu trennen.
Die ABC-Analyse ist eine einfache Methode, um einer Vielzahl von Artikeln eine wirtschaftliche Bedeutung in Form einer Rangordnung zuzuordnen. Dies erfolgt über die Darstellung des Mengen-Wert-Verhältnisses der Artikel. Zum Beispiel wird der Anteil eines Artikels am Gesamtumsatz bestimmt.
Je nach Zweck und Verwendung der ABC-Analyse ändert sich die Bezugsgröße. So wird sich der Einkauf für die Beschaffungsseite interessieren und nach der Bezugsgröße Verbrauchswert analysieren. Der Vertrieb hingegen betrachtet die Absatzseite und somit den Umsatz oder den Deckungsbeitrag. Die Disponenten werden stattdessen die Lagerbestände im Fokus haben.
Unabhängig von der Bezugsgröße werden die Artikel in die drei Klassen A, B und C eingeteilt. Die Einteilung erfolgt dabei nach dem kumulierten Wertanteil eines Artikels. Für die verschiedenen Klassen werden deshalb vorher feste Grenzwerte definiert, ab welchem Wert die Zuteilung in die jeweiligen Klassen erfolgt.
Die Grenzwerte können individuell festgesetzt werden. Eine in der Praxis häufig verwendete Einteilung ist die 80-15-5 Variante.
A-Artikel: 80% des Gesamtergebnisses – kumulierter Wertanteil bis 80%
B-Artikel: 15% des Gesamtergebnisses – kumulierter Wertanteil von 80-95%
C-Artikel: 5% des Gesamtergebnisses – kumulierter Wertanteil von 95-100%
Das Verfahren beruht auf dem Pareto-Prinzip. Dieses sagt aus, dass mit einem Aufwand von 20% bereits 80% des Ergebnisses erzielt werden und entsprechend weitere 80% Aufwand notwendig sind, um weitere 20% vom Ergebnis zu erreichen. Somit sollte der Fokus, also die größte Bedeutung natürlich auf den ersten 20% liegen.
Genau das soll das Ergebnis der ABC-Analyse bringen. Es soll den Artikeln ihre wirtschaftliche Bedeutung zuordnen und „Wesentliches“ vom „Unwesentlichen“ trennen. Ansatzpunkte für Rationalisierungsmaßnahmen identifizieren und unwirtschaftliche Konstellationen erkennen.
Schritt für Schritt zur ABC-Analyse
Schritt 1 - Ziel definieren
Bevor es mit der Erstellung der ABC-Analyse losgeht, sollte im ersten Schritt der Zweck der Analyse definiert werden. Sollen Maßnahmen für den Einkauf, Produktion, Logistik, Vertrieb etc. abgeleitet werden? Nach welcher Bezugsgröße sollen die Artikel klassifiziert werden?
Schritt 2 - Daten erheben
Im nächsten Schritt wird das entsprechende Datenmaterial benötigt. Ein Punkt, der oft bei Anleitungen zur ABC-Analyse unterschlagen wird. Es werden unbedingt konsistente Daten benötigt, um ein sauberes Analyseergebnis zu erzielen. Wenn selbst keine administrativen Rechte vorliegen, um auf die Datenbanken des Warenwirtschaftssystems zuzugreifen, muss die Hilfe von entsprechenden Personen hinzugezogen werden. Je nach Unternehmensgröße und Organisationsstruktur ist es daher erforderlich einen offiziellen Arbeitsauftrag dazu einzuholen und die beteiligen Funktionsbereiche darüber zu informieren. Es handelt sich schließlich um sensibles Zahlenmaterial.
Einige Warenwirtschaftssysteme bieten bereits integrierte Tools zur ABC-Analyse an. Allerdings lässt sich oft nicht nachvollziehen, welche Daten und Zeiträume dafür ausgewertet werden.
Wenn der Zugang zum Datenmaterial geklärt ist, müssen Prämissen festgelegt werden. D.h. es muss z.B. definiert werden, welcher Zeitraum analysiert wird, welche Artikel relevant sind. Anlauf- oder Auslaufartikel müssen ggf. ausgeklammert werden, da diese unzureichende Daten liefern. Auch die Artikelarchitektur selbst. Wenn Sie beispielsweise eine ABC-Analyse nach Absatzmenge durchführen wollen und Artikel mit unterschiedlichen Vorratseinheiten in einen Topf werfen, wird das Ergebnis nicht repräsentativ sein. Daher müssen alle diese Bedingungen vorher festgelegt werden.
Schritt 3 - Absteigend sortieren
Jetzt geht es in die eigentliche Erstellung der Analyse. Am einfachsten lässt sich diese mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel erstellen. Dazu werden alle relevanten Artikel mit der entsprechenden Bezugsgröße in einer Tabelle geladen. Zuerst sortiert man jetzt die Artikel absteigend nach der Bezugsgröße, z.B. dem Umsatz.
Schritt 4 - Wertanteil ermitteln
Im nächsten Schritt wird der prozentuale Wertanteil am Gesamtergebnis ermittelt, indem beispielsweise der Umsatz eines Artikels durch den Gesamtumsatz geteilt wird.
Schritt 5 - Wertanteil kumulieren
Der prozentuale Wertanteil wird jetzt kumuliert. Somit ergibt sich vom ersten bis zum letzten Artikel ein aufsteigender Prozentwert bis 100%.
Schritt 6 - Artikelklassen zuordnen
Spätestens an dieser Stelle müssen die Grenzwerte festgelegt werden. Klassischerweise 80-15-5.
Dann folgt die Zuordnung der Artikelklassen. Anhand des kumulierten Wertanteils können die Artikelklassen zugeordnet werden. Dabei werden die Artikel mit einem kum. Wertanteil bis 80% als A-Artikel, von 80 – 95% als B-Artikel und größer 95% als C-Artikel klassifiziert.
So erstellen Sie eine dynamische ABC-Analyse in Excel
Mit Excel und der Pivot-Tabellen Funktion können Sie mit wenigen Handgriffen, professionelle ABC-Analysen erstellen. In unserem Online Video Kurs wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie in Excel vorgehen müssen. Selbst lange Listen mit großen Datenmengen lassen sich problemlos analysieren. Lernen Sie außerdem, wie Sie die Ergebnisse mit Diagrammen interessant darstellen und eine individuelle Vorlage für Ihre Anforderungen erstellen können.